⑴ 哪些行業需要對自己的文件或者數據加密的
任何行業都有數據加密的需求吧，可能高新技術型企業對數據加密的需求更強烈一些，很多企業對於信息安全的意識還不強，總覺得泄密行為離企業很遙遠，真正發生時悔之晚矣。
數據加密軟體可以免費試用了解下ip-guard
ip-guard能夠對企業數據自動加密保護，在授權終端上始終以加密形式保存，文檔打開時自動解密，保存時自動加密，不影響用戶使用習慣。加密文檔即使流傳到外部，無法打開及使用。加密文檔的使用過程中，用戶不能通過復制粘貼，截屏，列印（包括虛擬列印）等方式竊取加密文檔中的內容。
ip-guard還免費支持各種應用，不論是辦公文檔，設計圖紙，開發代碼或是它們的壓縮包文件等，都能進行加密保護。
2001年推出以來ip-guard在全球70多個國家和地區為超過20,000家企業提供了數據加密產品，部署超過500萬台計算機
⑵ 怎麼給外發的文件加密
推薦合力天下文檔外發控制系統，具有獨家文檔許可權控制技術，
如何防止對外發送的文檔被篡改、復制？
如何防止外發的文檔流傳到我們不想給的對象？
能否控制外發的文檔不能被列印？
能否控制外發的文檔允許打開的次數或使用時限？
針對以上文檔外發的困境，我司於2008年推出了文檔外發控制系統：合力天下文檔外發控制系統（HL-dataASCreator）。
合力天下文檔外發控制系統的應用特點：
1、文檔發出去後，能得到完整的內容保護、密碼驗證，時間控制和許可權控制，可以控制外發文檔的使用許可權和自動銷毀時間。比如：只讀、編輯、另存、剪切/復制、錄屏、截屏、列印等操作；綁定U盤，綁定計算機，限制只在第一次打開的計算機上使用，顯示公司版權，發件人，收件人水印，避免文檔發出後失控。
2、安裝、操作使用極為簡便，接收人員只需用滑鼠雙擊文件既可閱讀；不需要安裝第三方插件或客戶端軟體。
3、所有外發文檔都以密文方式打包外發，文檔過期自動銷毀；如遇非法復制傳播文檔自動銷毀。
4、合力天下文檔外發控制系統支持：office文檔，PDF、各種圖片，圖紙，視頻等各種文檔格式。
5、支持WINDOWSXP/2000/2003/WIN7/WIn8/win10/2008/2012等全系列windows平台部署。
6、生成的外發文檔可以授權接受方編輯後重新發回，方便員工和客戶或協作方在許可權控制內進行業務溝通。
合力天下文檔外發控制系統的專有技術優勢：
1、合力天下文檔外發控制系統為密文+許可權控制，不是常見的明文+許可權控制文檔外發工具,也就是講打開外發文檔時操作系統緩存生成的TEMP文件也是加密的密文。其他廠家的文檔外發工具只是做了禁止列印、禁止截屏等許可權控制，但是TEMP緩存文件是明文，把TEMP文件後綴名改下就是沒有任何限制的明文，也就失去了文檔保護的作用。
2、外發文檔的自動銷毀時間以製作外發文檔的計算機日期為准，閱讀者私自調整打開文檔的計算機時間無效。
3、合力天下文檔外發控制系統 可以單機部署、區域網網路C/S架構部署、或者互聯網B/S架構部署。
4、合力天下文檔外發控制系統可以和公司已有的ERP、OA、CRM、或者其他業務系統無縫集成，授權員工可以通過電腦、手機、或者其他網路終端通過瀏覽器訪問並製作外發文檔。
HL-dataASCreator常見應用范圍：
各種公文、統計數據、機要文件、會議記要、軍事情報的文檔外發或下發；
研究報告、調查報告、設計方案、咨詢方案、講師講稿、會計報告、審計報告的文檔外發或下發；
董事會決議、通告、合同、招投標文件、客戶資料、價格表、技術白皮書等文檔外發或下發；
提供發放在網上伺服器的各種下載資料被下載後的內容保護和使用時間控制。
合力天下文檔外發控制系統在企業實際業務應用中的成功案例
應用案例一：在代工生產模式中保護設計公司的圖紙安全
困境與需求:
某家世界著名的運動品牌公司，他們負責新品的設計和市場營銷工作，而將生產外包給世界各地的製造企業代工，他們當時的數據安全狀態及需求是：
a、在自己公司內部有相對完善的安全保密措施，但是由於生產的需要，要將設計圖紙等文件外發給生產企業；
b、擔心生產企業不能很好保管設計資料，導致泄密；
c、擔心生產企業得到資料後，在此基礎上變更設計，侵犯自己的知識產權；
擁有類似需求的行業
與該企業類似，在重工行業、汽車製造行業、電子元器件設計行業、電視冰箱等家用電器設計領域、燈具及衛浴等涉及工業設計的行業、廣告設計行業、水利設計院、電力設計院、電信設計院等單位，因為企業之間需要分工協作，都會向協作方公開自己的產品圖紙、加工工藝等資料文件。怎樣才能防止對方非法使用、修改、擴散這些文件呢？
合力天下文檔外發控制系統的解決方案
1）改變以往直接將圖紙文件等發放給生產企業的文件外發方式，而代之以利用文件外發管理工具，將要外發的文件打成一個加密文件包；並在打包時指定：
a. 生產企業中有權瀏覽外發文件的操作許可權（只讀、禁止截屏、禁止列印、禁止另存、到期自動銷毀）。
b.外發文件包的使用時間期限。
2）將外發加密文件包發給生產企業
3）生產企業瀏覽外發文件包中的文件。
並且，外發的加密文件包可以做到：
a.外發的文件資料包是高強度加密的
b. 外發的文件只能瀏覽；用戶無法通過列印、復制內容、文件另存、截屏、錄屏等操作獲取文件內容，也不能更改文件內容。
c. 可以控制外發文件的使用期限，例如生產企業合同工期3個月，就設定外發文件的使用期限為3個月，到期之後，文件就不能再瀏覽使用。
應用效果:
用戶以往對重要圖紙的發放與控制，只能採用在合同中附加保密條款的方式，保密效果究竟如何是未知的，因為泄密的行為很難取證，甚至絕大多數泄密事件不會暴露出來。採用了合力天下文檔外發控制系統的解決方案之後，從技術上防住了外發文件的擴散，堵上了企業的安全漏洞，保護了用戶的知識產權。
應用案例二：咨詢行業知識產權保護
困擾：專業從事調查與咨詢的公司，主要產品是公司耗費大量人力財力進行訪談、調查、統計後總結出來的報告。顯然，公司並不希望每份報告只能銷售給一個客戶。但他們面臨的問題是：往往是一份報告在銷售給幾個客戶之後，便會很尷尬地發現，在「准客戶」的手裡，甚至在互聯網上，已經能夠見到這份報告了。
解決方法：用合力天下文檔外發控制系統設置給每個客戶的報告，僅有該客戶能夠閱讀，即便他們將文檔發送給第三方，第三方也將無法打開該報告，能夠切實有效地防止調查報告流失，對咨詢產品的擴大銷售起到了很好的技術保障作用。
應用案例三：製造企業向外協單位發放圖紙
困擾：你是產品設計方，要把圖紙發給外協企業製造，可你又很擔心圖紙被篡改、流失、甚至被對方稍加改變就變成了別人的設計。和對方簽署保密協議嗎？由於發現、舉證困難，又有多大的約束力？
解決方法：合力天下文檔外發控制系統可以控制發給外協企業的圖紙內容不被對方復制和篡改，控制圖紙能使用的時間，對方不能有意無意地擴散圖紙（因為圖紙是加密的並且可以指定授權使用人，非授權人即使拿到文件也打不開）給第三方，有效保護了製造企業的圖紙安全和知識產權。
應用案例四：參與投標，向甲方發放標書
困擾：參與投標，標書中包含了設計方案，甚至為了表明已方的優勢，還包含了大量的技術內容。可又擔心甲方拿著你的標書，去找另一家公司合作。
解決方法：合力天下文檔外發控制系統可以控制標書中的技術資料不被甲方復制和篡改（比如對方沒法拿走你的設計資料去找別人），控制甲方只能看多長時間（比如1天，只讀、禁止截屏、禁止列印、禁止另存、到期自動銷毀，招標結束就無法打開了）。等你方中標後，再把設計資料給他，即使未中標，也不用擔心標書被傳播給競爭對手。
應用案例五：廣告公司、裝飾設計公司向意向客戶發放設計方案、效果圖
困擾：廣告、裝飾設計、咨詢公司等向意向客戶發放設計方案、效果圖等。而此時客戶還處於咨詢、選擇階段，沒有簽約。你擔心客戶拿著你的資料去找另一家公司合作。
解決方法：合力天下文檔外發控制系統可以控制這些技術資料只能被意向客戶有限制地瀏覽，比如不能把文件提供給第三方利用、只能看多長時間（比如1天，只讀、禁止截屏、禁止列印、禁止另存、到期自動銷毀）等。等簽約後，你再把設計資料給他，這樣就能有效保護企業的創意及知識產權安全。
⑶ 製作投標文件的時候是否全過程都需要使用加密鎖
不需要全程使用加密鎖，只是在獲取網上資料、電子簽章、生成電子投標文件，這3個步驟的時候需要使用加密鎖。
⑷ 企事業單位為什麼需要使用加密軟體
主要是因為一個企業在業務中必定有大量的電子文件流通，如果不採取加密措施，就會存在核心機密文件被有心人竊取，比如員工離職帶走設計圖紙、客戶信息、項目方案等核心資料，或者是競爭對手竊取商業機密，而對於企業來說這些都是企業最有價值的資產，再回頭看看每年發生的大大小小的泄密事件，必定都給企業帶來了巨大損失，為了杜絕此類事件發生在自己身上，所以越來越多的企業會選擇使用加密軟體，從堵住泄密源頭
推薦風奧金甲企業加密解決方案
可自動加密Windows平台上任意格式的文件，加密文件只能在企業內部使用，密文離開加密環境就無法使用，如需外發，必須通過領導授權，並對外發文件進行必要的許可權控制，出差人員授權商務離線，出差期間加密軟體正常允許，文件正常加密，但不影響外出辦公。