『壹』 電子檔案與紙質檔案的整合管理
電子檔案與紙質檔案的整合管理
個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質檔案的整合管理相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家。
電子檔案與紙質檔案的整合管理
1、同步歸檔。在電子檔案與紙質檔案整合管理過程中，應當認真檢驗並審核所收集的紙質文檔，切實保證紙質文檔歸檔處理工作的規范有序進行。所收集的電子信息在規范審核後也應及時進行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應當注意的是，電子檔案歸檔時應當將其存入計算機硬碟中，並進行清晰標記，確認已歸檔，為後續檔案管理工作提供便利。
2、同步整理。在電子檔案與紙質檔案整合管理工作中，檔案管理人員應當採取可行措施對電子檔案和紙質檔案進行同步整理，確保電子檔案與紙質檔案在編號上保持高度一致性，確保其信息規則一致，促進電子檔案與紙質檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質檔案的實際利用價值得到最大程度的發揮。
3、同步鑒定。對於電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
4、同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利於紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。
拓展內容：
電子檔案與紙質檔案整合管理的探索
1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統。由於電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同於傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案並存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，並在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用。
2、並存期間應根據自身特點實行雙套制。鑒於電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期並存，我們可採取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝並輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可離線保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁碟（光碟、磁帶、，製成雙重備份，分別歸檔管理。
3、實行各種管理時都要制定一定的互通互聯方式。電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數據，可以互通互聯，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯。
4、建立一套科學合理的管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成後因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。
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