工作命令郵件怎麼批量發送

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③ E-mail群發是怎麼發的

隨著時代的變遷，現在已經很少有人再用真正的信紙寫信了。網路的普及使電子郵件（E－mail）加快了取代原始信件的速度。作為辦公族，尤其是整天坐在電腦旁邊的很多人，每天要處理很多E－mail。尤其是公司內部的通知或給客戶的信函，每次都要群發，看起來麻煩，其實很簡單，不信您往下看。?

電子郵件在日常辦公中是經常使用的聯絡通信工具，我們經常需要將同一封電子郵件發給多個人，比如邀請函、產品簡介、通知等，難道一個一個的發送？發送時選擇收件人也是個問題。下面介紹在Outlook、Foxmail、億虎E－mail郵差三個常用軟體中，如何輕松解決郵件的群發問題。

第一拳：在Outlook 2002群發郵件

Outlook2002是Office2002中的一員，可以收發與管理電子郵件，另外還具有日歷、活動和會議安排等功能。在Outlook2002中實現群發郵件操作如下：

創建通訊組列表

啟動Outlook2002，單擊「文件」菜單命令，從其下拉菜單中選擇「新建」命令，然後單擊「通訊組列表」項，打開「通訊組列表」設置窗口（如圖1）。或者單擊「新建」按鈕右邊的小箭頭，然後選擇「通訊組列表」項。

在「通訊組列表」中，可以根據自己的工作需要分門別類地建立新的通訊組列表，比如「公司營銷人員」，也可以建立別的如：「公司員工」、「公司領導」、「重要客戶」等，這樣群發郵件時便於查找。如果需要對通訊組列表加以標示，可以在附註添加說明文字。

在通訊組列表中添加成員

單擊「選擇成員」按鈕，彈出「選擇成員」設置窗口（如圖2）。在這個窗口中，可以通過以下幾種方法添加聯系人：⑴如果已經在Outlook建立了聯系人名單，可以從「名稱」下面的列表框中，選擇需要的聯系人，然後單擊右邊的「成員（B）→」按鈕，就可以將聯系人添加到「公司營銷人員」通訊組列表。⑵如果沒有建立聯系人，可以單擊下面的「新建」按鈕，在打開的「添加新地址」窗口中，予以添加新的聯系人。添加完畢後，單擊「確定」按鈕，名為「公司營銷人員」的通訊組列表就建立起來了（如圖3）。

建立別的通訊組列表時，重復以上操作。

群發郵件

當需要群發郵件的時候，單擊工具欄上的「新建」按鈕，然後選擇「郵件」命令，打開「郵件」窗口。在新郵件窗口中，單擊「收件人」按鈕，在彈出的「選擇姓名」窗口中，從「名稱」列表中，將「公司營銷人員」的通訊組列表添加到「收件人」中（如圖4）。編輯好郵件後，就可以將郵件發送給通訊組列表中的成員了（如圖5）。

第二拳：使用Foxmail群發郵件

使用Foxmail群發郵件的操作和Outlook有很多相似之處，具體操作方法如下：

創建組

啟動Foxmail，單擊工具欄上的「地址簿」按鈕，或者執行「工具→地址簿」菜單命令，打開「地址簿」窗口（如圖6）。選擇「地址簿」中的某個文件夾，單擊「地址簿」工具欄上的「新建組」按鈕或者執行「文件→新建組」菜單命令，打開「郵件組」設置窗口，比如我們新建一個「公司營銷人員」組（如圖7）。

添加成員

在「郵件組」設置窗口，單擊「增加」按鈕，打開「選擇地址」窗口，可以從窗口中的成員列表框中選擇需要的聯系人，單擊「添加」按鈕，然後單擊「確定」就可以將已有的聯系人添加在「公司營銷人員」組中（如圖8）。

如果在Foxmail沒有輸入聯系人，我們可以單擊「新建」按鈕，增加新的聯系人。也可以將Outlook中的聯系人資料導入Foxmail中，可以大大方便資料的管理。操作方法：在「地址簿」窗口中，單擊工具欄上的「工具」菜單命令，然後選擇「導入→MS Outlook 聯系人」菜單命令，在彈出的「向導」窗口中，選擇必要的聯系人欄位，單擊「確定」按鈕就可以將Outlook中的聯系人導入Foxmail中（如圖9）。在從Outlook導入聯系人資料時，會出現一個關於是否允許導入的窗口，選擇「是」選項。

群發電子郵件

當需要群發郵件的時候，在收件人的地址欄選擇相應的組就可以了。也可以在地址簿中選擇相應的組，然後單擊滑鼠右鍵，從快捷菜單中，選擇「寫郵件」，就可以打開新的郵件窗口，並將組添加到收件人地址欄中。

第三拳：利用億虎E-mail郵差群發郵件

億虎E-mail郵差（下載地址 http://www.skycn.com/soft/6226.html， 軟體大小：643KB）是一個簡單、實用的郵件群發程序,由於內置了SMTP 伺服器，因此不需要其他SMTP 伺服器中轉，可以將郵件直接發送到每個收件人信箱，適合於經常大批量發送郵件的網路營銷及電子商務領域。其內置1～512可調節線程數，發送線程是指同時可並發郵件數，但使用時線程數必須根據自己的上網帶寬進行合理設置。

進行相關信息設置

下載安裝完畢後，啟動億虎E-mail郵差（如圖10）。單擊工具欄上的「查看」菜單命令，然後選擇「選項」命令，打開「選項」設置窗口。在選項設置窗口中，要填入一些必要的信息如默認發件人地址、默認發送人姓名、同時啟動線程數等，在「DNS域名解析伺服器」中要測試DNS伺服器是否有效，如果無效，可以單擊其後面的按鈕，從彈出的「國內域名解析伺服器DNS分布表」選擇正確的域名解析伺服器。填寫正確後，單擊「確定」按鈕。

導入收件人地址列表

需要群發郵件時，單擊主窗口中的「收件人」按鈕，然後單擊工具欄上的「導入」按鈕，將彈出「導入」收件人地址的窗口。

億虎E-mail郵差只能導入「*.evr、*.esh、*.esn、*.txt」等類型的地址文件，前面的幾種類型都是億虎系列軟體的地址文件類型，我們選擇「*.txt」格式，即文本格式的地址文件，比如打開「公司營銷人員」地址文件（如圖11）。

如果需要編輯「*.txt」格式地址文件，可以使用記事本、寫字板、Word等字處理軟體，然後將文件保存為「*.txt」格式，群發時導入這個文本文件。億虎E-mail郵差「*.txt」地址文件的格式是：<收件人地址><收件人姓名> <說明>，比如要輸入一個電子郵件地址，其格式為：[email protected] 王蘭富 重要客戶，各個電子郵件地址之間，要分行而列（如圖12）。根據自己的需要，可以建立多個地址文件。

群發郵件

導入相應的郵件地址後，單擊「郵件內容」按鈕，在郵件內容窗口中，填寫相應的郵件內容，還可以通過「郵件附件」窗口，添加附件。郵件編輯完畢後，單擊工具欄上的「開始」按鈕，所有電子郵件就可以快速地發送出去了。