行政文件夹分类整理

⑴ 办公室新兵—文件夹分类

你的电脑桌面是不是也是这样？

眼花缭乱的图标让你每次找个文件找到眼瞎，领导让你打开一个文件，脑袋冒汗也找不出来。即使建了文件夹也是一个套一个，打开一个word像是打开一个俄罗斯套娃，文件乱放的结果让我们每次找东西都要依靠搜索，找到一个算一个，下次依旧是毫无头绪。

如果你也是这样那就要花点时间去整理一下你的文件夹了。文件夹分类是一个很好的花小时间省大时间的好习惯，办公室人员接触的材料、文件多，而且写材料回头翻历史记录更是经常的操作，好的文件夹分类方法可以说是办公室人员的必备技能。介绍几个我在用的分类方法。

1. 时间分类

时间加名称的分类是最简单、最直观的方法了，每次任务完成后给文件夹套一个时间的头，即使不完全按时间分也可以放做后缀，一目了然的看到建立或修改时间，方便查询、修改。

2. 工作类型分类

每个人手里都有几个常规工作，比如月度例会、合同、法律、正常学习等等，这些日常工作要经常做、经常更新的，一套标准的分类也算是建立一个工作档案了。

3. 公私分开分类

个人荣誉、信息、报销等等只涉及到个人的文件单独分区设立文件夹，潜意识里就要有公私分明的意识。

4. 中转站桌面

桌面是处理文件最多的页面了，这里最好仅仅作为一个文件处理平台而不做储存，做好的任务尽早归位磁盘，未做完的放在桌面也是一个提醒。

5. 文件属性分类

这个主要用在一些有价值的视频、照片和音频文件中，这些自带属性的文件是我们写宣传报道或者做画册、PPT的原始积累。

文件夹分类的过程也是对所负责工作逻辑思考的过程，工作不会独立存在，文件夹分类也不会只用一种方法就理的清，要综合使用各种方法，建立起自己容易找到、容易记录的方式，与此同时对于工作中的联系也会有新的认识。同时分好类的文件还要做好备份，这就是另外一个事情了。

还有一种方法是利用一些桌面整理的软件辅助整理分类，但是终究要学习、适应他的风格、方式，还是自己来的好。

⑵ 办公室文件如何分类一般可以分为哪几大类

以企业为例，办公室文件可以分为行政类、业务类、人事类、技术类等。

1、行政类

有关规章制度、事项决策、通知等文件归为行政类。

2、业务类

有关业务合同、客户函件等经营事项归为业务类。

3、人事类

有关人员招聘、安排、奖惩等文件归为人事类。

4、技术类

有关技术标准、发展动态、同行业资料等文件归为技术类。

5、其它类

(2)行政文件夹分类整理扩展阅读

广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。

狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文。文件是人们在各种社会活动中产生的记录。狭义的"文件"并不能等同于”档案“，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质。如果两者都具备，则可以称之为”档案“，否则只能算作文件。虽然两者有很大的交集，但绝不能等同。

⑶ 如何将电脑中的文件进行分类管理，如何分类

1、首先将需要分类管理的文件放入文件夹中，可以新建一个文件夹进行存放。

⑷ 办公室文件资料的整理分类技巧有哪些

1.存放有序，固定位置

在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。

2.要删的文件暂时先留着

在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；

若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。

3.随时做好PlanB

列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。

4.将经常使用的文件夹放到桌面

在桌面创建快捷方式。

5.电子文件建档

选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。

6.定期备份资料

每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7.在名片上写清详细信息

在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。

8.手机号码备注要详细

以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。

9.活用手账的两个重点:及时写，多次看

一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。

10.客户的名称要加上职称、称谓

在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。

11.手账上方注明日期和主题

给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。

12.所有的信息注明来源

为每条从外部获取的信息注明来源。

13.勤于找出问题、总结经验

提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。

14.记下经常去的餐馆

用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。

15.组织商谈的注意事项

打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。

特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

16.准备2个笔记本

只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。

17.给用过的笔记本制作索引

在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。

18.给笔记本足够的留白

开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。

19.以金字塔原理记笔记

做完笔记后，在笔记顶部写下结论。

20.利用“5W2H”整理重点内容

做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN)-地点(WHERE)?用了多少钱(HOW MUCH)?

21.将工作的“PDCA”记下来

按照Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。

⑸ 如何对电脑文件夹里的文件进行分级和分类

电子文件的分类和纸质文件一样，是将具有保存价值的电子文件，按照其自然联系组合成文件的组合体。传统文件分类体现在文件的实体排列上，而电子文件的分类则反映在计算机输出界面的逻辑排列上。