文件夹知识管理

Ⅰ 电脑文件怎么归类

工作中往往会触及很多方面的资料，如果没有自己的一个逻辑顺序来整理文档资料，常常就是满电脑桌面都是excel表格、Word文档、PPT等。电脑显得乱且难看，需要的时候找半天，因此建立一个有序的文档层次很有必要！下面是我的一些分享，供大家参考！

1、按类别。对于不同模块的资料，建立不同的文件夹，存放相应的资料。这个是最为普遍的做法，我想说的在命名上的小技巧：【加序号】！根据重要程度、使用频率等情况，将常用的文件夹靠前一些，，加上序号的看起来会很有条理性。

2、按时间。比如年份、月度、周次等，适用于一些常规、按固定时间发生的工作资料整理，如考勤、周报等等。
3、按名称+时间。加上时间的好处是便于区分，另外以后找资料看起来一目了然，如果我命名为“新员工培训1、新员工培训2……”，日后需要找5月18日的资料，想想就知道多不方便了。

4、按发展逻辑顺序，举办一次培训活动，总体而言有3个阶段：培训前、中、后三个阶段的准备工作，我们以此逻辑顺序为根据整理资料也是很清楚的。
5、按姓名+文件名称（+时间）。有的资料是按个人来区分的，这里我的建议是将人名提前！！有的人习惯是“文件名称+姓名”，这样做是不提倡的。因为我们肯定是将一个类型的文件放在一起，区别仅仅在于人，将人名放前面更方便区分，另外，如果文件名称过长呢，不能完全显示，人名在后区分就更加不便。根据需要，还可以加上时间。

6、按文件名称+编号。有些文档存在多次修改校对的情况，在后面加上编号以示区分

Ⅱ 有什么好的知识管理软件

国内外顶级的10个知识库管理系统（含开源、免费）

1.PingCode

国内最推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，2022年入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单 TOP 36。

在软件开发团队的使用体验远超其他团队，但同样被非常多的市场、销售、项目经理等各种部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具主要功能包括但不限于：

• 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；

• 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；

• 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；

• 与谈慎野研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；

• 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；

• 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；

之所以说 PingCode 在软件开发团队使用体验更佳是因为：PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

软件优点：

• 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；

• 为25人以下团队免费提供基础版本；

• 国产化，支持信创、麒麟等；

• 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式；

• 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

  软件缺点：

• 不支持多语言；

• 无法满足网络这类知识库的搭建；

PingCode 官网

2.Confluence

与 PingCode 一样是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品。澳大利亚 Atlassiana 公司的产品，在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件，可以用于构建企业wiki，具有成熟的功能，与 PingCode 知识库一样，能够直接关联研发管理的各环节。它强大的编辑和站点管理特征孝基能够帮助团队成员之间共享信息、文档协作、集体讨论，信息推送。

工具优点：

• 文档的组织：在左侧目录栏，所见即所得地一次操作完成目录结构与页面创建；

• 丰富的文档模板：专门针对技术团队的文档系统，所以具有各种丰富的模板；

• 关联研发过程：技术团队认为Confluence好用，确实是因为它针对技术团队特点，细致地解决了场景化问题；

• 非常丰富的插件：Confluence 集成了国外几乎所有主流的工具。

工具缺点：

• 随着人数的增加，管理变得复杂：在cofluenence中，每增加一个人，就必须手动添加，并配置数十个或数百个页面的许可；

• 免费版本的Confluence功能非常有限；

• Confluence非常昂贵，例如100人的情况下，Confluence需要10万大洋/年，而国内的PingCodeWiki等同类工具只需要2-3万/年。

• 对国内用户不友好：Atlasian在2021年宣布停止国内本地版销售，逼用户上云，而国内使用云版又要翻墙。

• 非技术团队使用高学习成本：Confluence可以用于营销和人力资源，但许多员工可能会被软件性质所需的技术知识所阻止；

• 国内不设公司，服务全部由代理商完成，而且价格不便宜(有的代理实施费用1万/天)。

官网：https://www.atlassian.com/software/confluence

3.MediaWiki

MediaWiki全球比较着名的开源wiki程序之一，最适合企业用来搭建网络、知识库查询等用途，企业内部使用可能会带来过高的成本。它运行于PHP+MySQL环境。MediaWiki从2002年2月25日被作为维基网络全书的系统软件，并有大量其他应用实例。仅从这点来看其功能的强大和成熟度毋庸置疑，所以也不过多含喊介绍。

工具优点：

• 经受过重量级应用的考验，功能丰富却架设简单；

• 全世界最大的wiki项目维基网络是使用mediawiki的成功范例，数据量、访问量都超级庞大；

• mediawiki的功能非常丰富，支持多语言版本，充分满足知识站点的需要；

• 运行环境要求很低，架设过程简洁，即使新手也可以迅速建立自己的站点

• 最大的wiki程序社区；

• mediawiki是应用最广的wiki程序，数以万计的网站在使用它，很容易找到范例站点；

• 有大量的热心参与人员参与研究，资料多，容易找到互相交流的朋友；

• 持续开发，程序特性功能不断完善，保证未来的支持。

工具缺点：

• 强大的功能带来了非常高的学习成本；

• 除此以外，作为国外工具永远存在的风险都是禁用，俄罗斯就是很好的例子；

• 后台管理功能不是十分简单友善，仅通过简单的特殊页面完成这些功能，大部分系统设置是依靠配置文件而非直接界面设置；

• 一般环境下，虽然内置部分缓冲机制优化运行，mediawiki的运行速度相对其他wiki程序要差很多。mediawiki的目标是为维基媒体项目服务，很多华丽的性能特征要在高端设备环境（多服务器，多数据库，反向缓冲squid服务器阵列，大量额外的PHP缓冲引擎）中才能体现；

官网：https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki

4.Gitbook

非常适合程序员用来做个人知识库的产品：GitBook是一个基于 Node.js 的命令行工具，可使用 Github/Git和 Markdown来制作精美的电子书。美观、好用非常适合用来搭建官网上的知识库、帮助中心，他们自身的官网就是基于此搭建的（如图）。除此以外，也非常适合程序员用来做个人知识库，更好的一点是，gitbook支持直接发布在github博客系统上， 你可以把你的作品放在github上，别人可以来fork可以来帮你纠错，给你发pull request。除此以外GitBook 的第三方插件很丰富。

软件缺点：

• 虽然能制作出优美的官网文档，但在官网的SEO优化方面存在一定的问题；

• 近几年官方这样疏于维护的情况下，在2021年的今天，你要做好遇到很多坑的心理准备

官网：https://www.gitbook.com/

5.语雀

更适合做个人笔记工具的知识库：语雀，是蚂蚁集团旗下的在线文档编辑与协同工具，2015年内部孵化的项目，2022年发布移动端。使用了“结构化知识库管理”，形式上类似书籍的目录。与其他产品可以随意建立文档不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，语雀希望通过这样的产品设计，来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识，培养良好的知识管理习惯。除此以外，它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。同时也具备一定的团队协作能力。

软件优点：

• 可以全局搜索：腾讯文档无法全局搜索，就无法找到一些文档。

• 语雀的插入功能丰富：特别是表格很好用，而印象笔记的表格真的不太好用。思维导图虽然不是很完美，但已经比很多文档笔记产品的思维导图都好用很多了，感受最深的就是可以拖动画布。

• 语雀的画板很好用：功能丰富，满足很多要求，这是其他笔记文档工具都不具备的

• 语雀的电脑端可以直接操作文档：很多人说飞书好，但是我作为一个办公喜欢电脑端软件的的人来说，使用飞书电脑端操作操作，要跳转到浏览器，这样真的很不舒服。

软件缺点：

• 感觉语雀在用户体验上有一些反常识的设计，操作繁复，十分的不便利，比如：知乎文章《语雀的缺点和优点》中吐槽的；

• 更适合个人，团队协作能力较弱；

• 无法保持登录，经常需要重复登录；

官网：https://www.yuque.com/

6.wiki.js

它是一款轻量级、功能强大的 wiki 开源项目，拥有评论、Markdown编辑器、图片上传、标签、全局搜索、协同编辑、编辑历史、用户管理、谷歌分析等功能，重点是支持中文，而且支持高度自定义。用到的技术栈也不同于老旧的 wiki 系统，它采用了 Node.js、PostgreSQL、Vue.js、Docker 等技术。

工具缺点：

• 访问加载速度较慢，可能是国外产品的关系；

• 虽然 wiki.js 更新积极、提交频繁，但目前它还不支持自定义主题；

• 对中文搜索不友好，默认不支持中文搜索，需要采用 ES 但这样就不再轻量，或者采用 pg 插件让 pg 支持中文分词；

• 中文翻译覆盖率并不像官网展示的 100%，管理后台里还是有未翻译的地方；

项目地址：https://github.com/requarks/wiki

7.DokuWiki

开源免费，轻量级网络系统不需要数据库即可运行，不少人搭建的wiki就是选用的这个，总的来说需要的功能都有，模板和插件很多，最大的问题是中文资料比较少，官网下载速度也有点慢。对了，下载的时候最好把“更新”插件一起下载这样后续更新就方便很多。

官网：https://www.dokuwiki.org

开源下载地址：https://download.dokuwiki.org

8.Notion

Notion是前些年在国内外都非常流行的管理工具，同时适用于个人以及团队协作使用（最近国内有个类似产品Flowus也比较火）。

由于其独特和灵活的使用方式，它很适合作为知识管理软件。和传统的笔记软件不同，Notion采用了模块化的设计，每个段落都是一个独立的区块，可以自由拖拽和布局，而且区块还可以设置为各种类型，包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等，甚至还提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块，创建内容丰富的文档。你可以认为它是一个工具集合，能够同时满足任务管理、进度管理、文档协作、知识库、项目计划等等。

软件缺点：

• 网络问题，受中国各地区复杂的网络情况影响，某些地区访问Notion及其缓慢，当内容中包含大量图片时，体验将变得很糟糕，只能自己寻找合适的手段解决；

• 丰富的功能必然的带来了较高的上手门槛，如果你只是想找一个单纯的知识库，那它可能并不适合；

• 离线模式不支持，Notion目前所有的内容基于在线web访问的方式，当浏览器缓存内容被清除后，意味着你每次访问页面都将需要进行新的载入，当你某个页面包含大量的数据时，等候时间将会很长，长达5-15秒（受网络速度影响），不过官方承诺将在后续版本支持离线模式。

• 中文搜索和分词及其糟糕，这个问题在2020年2月更新已得到解决，新的搜索机制对中文的兼容已非常良好，并且支持过滤。

• 没有标签体系，无法达到Onenote的标签快速查找的功能，Onenote可以为某一行文本设置某类标记，然后通过查找标记进行快速查找，在Notion不支持标记，只能通过自己的手动编辑某类特殊的文本，然后通过搜索功能勉强实现标记功能；

9.docsify

免费开源，轻量级文档网站，界面简洁优雅，目前很多开源项目的文档都选用这个系统搭建，这里需要注意的是这个是单文档，不是那种大型wiki系统。

官网：https://docsify.js.org/#/

10.坚果云

坚果云一款提供云存储服务的工具，不同于树状结构的文档管理结构，它所提供的是文件夹类型的知识库管理方式。其优点就在于除了文档内容还能够对几乎所有类型的知识成果进行管理沉淀，比如特别适合视频、音频等知识管理。

坚果云分为面向个人和企业两种，可以帮助人们随时随地用任何设备快速访问文件，功能包括文件自动同步、文件共享、文件搜索、照片视频自动备份等，可应用于汽车、能源、金融、建筑等行业。

官网：https://www.jianguoyun.com/

Ⅲ 知识管理的特点

知识管理的四个基本特点

王德禄

知识管理是一个内涵及其丰富的管理领域，不仅管理对象多样化，而且管理角度也是多面的。我们综合以上学者的定义，总结出知识管理的四个基本特点：

第一，知识管理是基于对“知识具有价值、知识能够创造价值”的认识而产生的，其目的是通过知识的更有效利用来提高个人或组织创造价值的能力。知识管理的基础活动是对知识的识别、获取、开发、分解、使用和存储。特定的知识管理活动需要投入金钱与劳动力，这些活动包括：第一，知识的获得，即创建文件并把文件输入电脑系统；第二，通过编选、组合和整理，给知识增添价值；第三，开发知识分类方法，并标示对知识的新贡献的特点；第四，发展信息技术基础，实行知识分配；第五，就知识的创造、分离和利用对雇员进行教育。

第二，对于企业而言，知识管理是一种全新的经营管理模式，其出发点是将知识视为企业最重要的战略资源，把最大限度地掌握和利用知识作为提高企业竞争力的关键。知识管理把存在于企业中的人力资源的不同方面和信息技术、市场分析乃至企业的经营战略等协调统一起来，共同为企业的发展服务，创造整体大于局部之和的效果。

第三，知识管理不仅是最新的管理方式，而且代表了理解和探索知识在管理和工作中的作用的新发展，这种理解和探索的方式更加有机、全面。当企业面对日益增长着的非连续性的环境变化时，知识管理是针对组织的适应性、组织的生存及组织的能力等重要方面的一种迎合性措施。本质上，它嵌涵了组织的发展进程，并寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力以及人的发明和创新能力这两者进行有机的结合。个人和组织要适应现代经济日益复杂多变的环境，知识管理是真正的向导。

第四，知识管理产生的根本原因是科技进步在社会经济中的作用日益增大。随着知识经济的到来，知识管理将遍及社会各个领域，它将使大到一国、小到企业、机构和个人摆脱传统资源或资本的限制，获得新的竞争优势，因而具有强大的生命力和广阔的发展前途。

Ⅳ 文件管理方式的管理方法

有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。 文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。
同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。 为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。
另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。
此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。 如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中，甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。
小提示
为了数据安全，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》，及时备份文件并删除不需要再使用的文件。 建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。
如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。
也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。